Het proces rondom dispensatie start steevast met een lijvig dossier. De aanvrager legt dit voor aan een toetsingsorgaan, zoals de Vaste Commissie bij de CAO Bouw & Infra. Men begint bij de bewijslast. De onderneming moet hierin zwart-op-wit aantonen dat de standaardregels leiden tot onbillijkheid of de continuïteit van het werk direct bedreigen. Het is een juridische balansoefening. Terwijl de commissie de stukken bestudeert, wordt de precedentwerking gewogen; een ontheffing mag het fundament van de collectieve afspraken niet uithollen. Soms volgt een hoorzitting. Hier krijgt de werkgever de ruimte om de cijfers en operationele knelpunten mondeling toe te lichten, wat vaak de doorslag geeft bij complexe organisatiestructuren.
Bij technische dispensaties, zoals afwijkingen van specifieke NEN-normen of bouwbesluitvoorschriften, verschuift de focus naar technische gelijkwaardigheid. De uitvoerder overlegt in dergelijke gevallen vaak rapporten van externe deskundigen. Deze rapportages moeten onomstotelijk bevestigen dat de alternatieve methode geen afbreuk doet aan de constructieve veiligheid of de kwaliteit van het bouwwerk. De commissie stelt kritische vragen. Is er sprake van een unieke situatie? De uitkomst kristalliseert zich uiteindelijk in een formeel besluit. Dit document specificeert nauwkeurig voor welke periode en voor welke onderdelen de uitzondering geldt. Alles wordt vastgelegd. Zonder deze schriftelijke bevestiging blijft de oorspronkelijke verplichting namelijk onverkort van kracht in de dagelijkse praktijk.
Binnen het raamwerk van de CAO Bouw & Infra is dispensatie geen eenheidsworst. Men maakt een fundamenteel onderscheid tussen de volledige ontheffing en de specifieke, artikelsgewijze variant. De eerste ontslaat een werkgever van het integrale pakket aan collectieve afspraken. Dit komt zelden voor. Vaker ziet men de deel-dispensatie. Denk hierbij aan afwijkende werktijden voor specialistische ploegendienst bij infrastructurele projecten die de nachtelijke uren opslokken, of specifieke afspraken voor leerlingbouwplaatsen. De reikwijdte is hierbij strikt afgebakend tot dat ene knelpunt.
Een categorie apart vormt de ontheffing voor deelname aan het bedrijfstakpensioenfonds (bpfBOUW). Het is een mijnenveld. Hierbij wenst een onderneming de werknemers bij een eigen, reeds bestaand fonds onder te brengen. De eisen zijn genadeloos streng. Gelijkwaardigheid van de pensioenregeling is het absolute sleutelwoord, waarbij actuariële berekeningen moeten aantonen dat de werknemer er onder de streep niet op achteruitgaat. Het is vaak een slepende procedure die losstaat van de reguliere CAO-commissie.
In de dagelijkse bouwtechniek wordt de term vaak gebruikt als synoniem voor het principe van gelijkwaardigheid. Het Bouwbesluit, tegenwoordig vertaald naar het Besluit bouwwerken leefomgeving (Bbl), biedt die ruimte. Een architect kiest bijvoorbeeld voor een innovatief brandveiligheidssysteem dat niet letterlijk in de gestandaardiseerde tabellen van de NEN-normen staat beschreven. De controlerende instantie verleent dan in feite dispensatie van de specifieke prestatie-eis. Mits de veiligheid gewaarborgd blijft.
Het onderscheid in tijdsduur en bereik is cruciaal voor de juridische aansprakelijkheid. Men kan onderscheid maken tussen:
Het is een grijs gebied tussen de letter en de geest van de wet. Soms is een ontheffing tijdelijk. Bijvoorbeeld tijdens een pilotfase van een circulair bouwproject waarbij de huidige regelgeving de innovatie nog in de weg staat.
Een aannemer voert groot onderhoud uit aan een rijksweg. Het werk moet uitsluitend 's nachts gebeuren om de verkeersdoorstroming te garanderen. De rusttijden in de standaard CAO knellen. Via dispensatie krijgt de uitvoerder toestemming voor een afwijkend ploegenrooster. Kortstondig, maar noodzakelijk.
De transformatie van een industrieel pand naar luxe lofts loopt vast op de trapafmetingen. De historische trap heeft te smalle treden voor de huidige regelgeving. De architect toont met een simulatie aan dat de vluchtveiligheid gewaarborgd blijft. Gelijkwaardigheid. De gemeente verleent hierop dispensatie van de prestatie-eisen uit het Bbl.
Een gespecialiseerd funderingsbedrijf wil buiten het bedrijfstakpensioenfonds blijven. Zij bieden hun personeel al decennia een eigen regeling met hogere dekking. De Vaste Commissie toetst de actuariële berekeningen. Alles moet kloppen. Pas na bewezen gelijkwaardigheid volgt de formele ontheffing.
Innovatie in de isolatiewereld. Een start-up gebruikt een nieuw type bio-based materiaal dat nog geen officiële NEN-normering heeft. Bij een pilotproject op een leerlingbouwplaats verleent de toezichthouder projectgebonden dispensatie. Zo krijgt de techniek de kans zich in de praktijk te bewijzen zonder direct aan alle standaardstempels te voldoen.
De juridische fundering voor ontheffing van collectieve afspraken rust stevig op de Wet op de collectieve arbeidsovereenkomst (Wet CAO) en de Wet op het algemeen verbindend en onverbindend verklaren van bepalingen van collectieve arbeidsovereenkomsten (Wet AVV). Wanneer een cao door de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid algemeen verbindend is verklaard, ontstaat er een dwingende rechtsmacht voor de gehele sector. Ontsnappen aan deze werkingssfeer kan niet zomaar. Het verzoek tot dispensatie wordt strikt getoetst aan de criteria uit het Besluit aanmelding van collectieve arbeidsovereenkomsten en vorderingen tot algemeenverbindendverklaring. Geen lichte kost voor een ondernemer. De bewijslast is aanzienlijk; men moet aantonen dat specifieke bedrijfskenmerken naleving van de sectorale normen onredelijk maken.
Binnen de technische bouwregelgeving is de term onlosmakelijk verbonden met de gelijkwaardigheidsbepaling uit het Besluit bouwwerken leefomgeving (Bbl), de opvolger van het Bouwbesluit 2012. Artikel 4.7 van het Bbl vormt hierbij de juridische kapstok. Het biedt de ruimte om af te wijken van de strikte prestatie-eisen die de wet stelt aan bouwwerken. Men moet dan wel onomstotelijk bewijzen dat het alternatief minstens dezelfde mate van veiligheid en gezondheid waarborgt. Dit is een publiekrechtelijk proces waarbij de gemeente als bevoegd gezag optreedt. Zonder een formeel besluit op basis van deze wetgeving is elke afwijking van de norm simpelweg een overtreding. De NEN-normen dienen hierbij vaak als referentiekader voor de toetsing, ook al is de dispensatie juist bedoeld om van de letter van die norm af te wijken.